Eczane çalışanları için bilgisayar ve internet kullanım kuralları

Neden yazılı kurallar gerekir?

Eczanede yoğunluk anında en kolay yol genellikle en riskli yoldur: ortak parola, “bir dakikalığına” açık bırakılan ekran, müşterinin getirdiği bellekten reçete çıktısı almak. Yazılı kurallar, bu anlarda kimsenin karar vermek zorunda kalmamasını sağlar; ne yapılacağı önceden bellidir.

Kuralların kısa olması önemlidir. Kimsenin okumadığı on sayfalık bir belge yerine, tezgâhın arkasına asılabilecek tek sayfalık bir liste çok daha işe yarar.

Kurallar hasta verisini korumanın da bir parçasıdır. Reçete ve hasta bilgisi hassas kişisel veridir; bu bilgiyi işleyen bilgisayarı kimin, nasıl kullandığının belli olması, olası bir sorunda neyin yanlış gittiğini anlamayı da kolaylaştırır.

Hangi kurallar listede olmalı?

Listede en azından kişisel hesap ve parola, ekran kilidi, e-posta ekleri, USB bellekler, program kurma yetkisi, uzaktan erişim, SMS kodları, kişisel kullanım, şüpheli durum bildirimi ve Wi-Fi ayrımı kuralları olmalı. Aşağıdaki liste iyi bir başlangıçtır; kendi düzeninize göre kısaltıp genişletebilirsiniz:

1. Herkes kendi kullanıcı hesabıyla çalışır; parolalar paylaşılmaz ve yazılı olarak ortada bırakılmaz.
2. Bilgisayar başından kalkarken ekran kilitlenir.
3. Tanımadığınız göndericilerden gelen e-posta eklerine ve bağlantılara tıklanmaz.
4. Müşterinin getirdiği USB bellek eczane bilgisayarına takılmaz.
5. Program kurma ve ayar değiştirme işlerini yalnızca yetkili kişi yapar.
6. Telefonla “teknik destek” olduğunu söyleyen kişilere uzaktan erişim izni verilmez; önce bilinen numaradan doğrulanır.
7. SMS ile gelen giriş kodları kimseyle paylaşılmaz.
8. Eczane bilgisayarı kişisel gezinti, oyun ya da sosyal medya için kullanılmaz.
9. Şüpheli bir durum hemen eczacıya bildirilir; “bir şey olmaz” denmez.
10. Müşteri Wi-Fi’ı ile eczane ağı birbirinden ayrı tutulur ve eczane ağının parolası müşteriyle paylaşılmaz.

SMS kodları ve uzaktan erişim neden ayrıca vurgulanmalı?

Dolandırıcılar sıklıkla kurum ya da destek ekibi adına arayıp “doğrulama” bahanesiyle SMS kodu veya uzaktan erişim izni ister. EczaneVPN® uygulamasına giriş de telefon numarası ve SMS ile gelen kodla yapılır; bu kod yalnızca programa girilmelidir, telefonda ya da mesajla kimseyle paylaşılmamalıdır.

Uzaktan erişim programları doğru kullanıldığında faydalıdır, ancak bağlantı isteğini kabul etmeden önce arayanın kim olduğunu bildiğiniz bir numarayı geri arayarak doğrulayın. EczaneVPN® desteğinin neleri kapsadığını destek kapsamı yazımızda anlattık.

Kurallar eczanede nasıl yaşatılır?

Kuralı koymak kolay, sürdürmek zordur. İşe başlayan her çalışanla ilk gün listeyi birlikte okuyun ve imzalatın. Bir olay yaşandığında suçlu aramak yerine “kurallardan hangisi bunu önlerdi?” diye sorun ve gerekirse listeyi güncelleyin.

Çalışan ayrıldığında hesabını aynı gün kapatın ve ortak kullanılan parolalar varsa değiştirin. Bu adımlar aynı bilgisayarda birden fazla Windows kullanıcısı yazımızda anlattığımız hesap düzeniyle birlikte çok daha kolaylaşır.

Kurum ve kargo adına gelen sahte mesajlar nasıl tanınır?

Oltalama mesajları genellikle aciliyet duygusu yaratır: “hesabınız kapatılacak”, “ödemeniz alınamadı”, “bu bağlantıdan doğrulayın”. Gönderen adı tanıdık görünse bile e-posta adresinin ya da bağlantının farklı bir alan adına gittiğini fark etmek çoğu zaman mümkündür.

Çalışanlara basit bir kural verin: bir mesaj parola, SMS kodu ya da ödeme bilgisi istiyorsa, mesajdaki bağlantıya değil, kurumun bildiğiniz sayfasına kendiniz gidin ya da bildiğiniz numarayı arayın. Emin olunamayan her mesaj eczacıya gösterilsin.

Aynı dikkat telefon için de geçerlidir. Kendini banka, kurum ya da teknik destek olarak tanıtan ve bilgisayara uzaktan bağlanmak isteyen aramalar, dolandırıcıların en sık kullandığı yöntemler arasındadır.

EczaneVPN® kullanımı için çalışanlar neyi bilmeli?

Çalışanların EczaneVPN® hakkında bilmesi gereken birkaç basit şey vardır. Windows uygulamasında tepsideki simge bağlantı durumunu gösterir; pencerenin X düğmesi programı kapatmaz, tepsiye küçültür. İnternet kesildiğinde telefonun internet paylaşımına geçildiğinde uygulama yeniden bağlanır ve Medula ile İTS aynı sabit IP’yi görür. Gerekirse eczacı, telefonundaki EczaneVPN® uygulamasıyla aynı sabit IP üzerinden doğrudan da bağlanabilir.

Bağlantı sorunlarında ilk adım, Windows uygulamasında Bağlantı Testi’dir; sorun sürerse destek hattı aranır. Bu akışı EczaneVPN® bağlanmıyor yazımızda adım adım anlattık. Kısa bir tanıtım için çalışanlarla EczaneVPN® nedir? yazısını paylaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Kurallar listesini nereye asmalıyım?

Tezgâh arkasında, bilgisayarın yakınında ama müşterinin göremeyeceği bir yere asın. Aynı listenin bir kopyasını çalışan dosyasında saklayın.

Çalışanların internet kullanımını tamamen yasaklamalı mıyım?

Gerek yok. Eczane bilgisayarının iş dışı kullanımını sınırlamak, kişisel kullanım için ise çalışanların kendi telefonlarını ya da ayrı bir misafir ağını kullanmalarını istemek çoğu durumda yeterlidir.

Bir çalışan şüpheli bir ek açtıysa ne yapmalı?

Bilgisayarın ağ bağlantısını kesin, eczacıya haber verin ve bilgisayarla ilgilenen kişiden ya da güvendiğiniz bir teknik servisten destek alın. Olayı gizlemek yerine hemen bildirmek hasarı küçültür.

Kurallar yarı zamanlı çalışanlar ve stajyerler için de geçerli mi?

Evet. Tezgâhtaki bilgisayarı kullanan herkes için aynı kurallar geçerli olmalı. Kısa süreli çalışanlara da ayrı hesap açın ve ayrıldıkları gün kapatın.